La gestión electrónica de documentos entró en conflicto con el principio de que un contrato u otro texto importante debe ser verificado por un autógrafo legible e inequívocamente identificable. Durante mucho tiempo no hubo solución a este problema. Poco a poco, la tecnología EDS, la firma digital electrónica, se ha vuelto popular e incluso necesaria en algunas áreas. Y aunque no todos los usuarios normales lo saben y lo utilizan, Microsoft ha incorporado soporte para esta tecnología en sus aplicaciones de procesamiento de documentos.
Los documentos oficiales deben estar autografiados.
Además de la ratificación de contratos, el EDS también se utiliza como una herramienta para verificar la autenticidad de los correos electrónicos, macros, etc. El mecanismo de verificación se implementa a través de tecnologías de encriptación con una clave privada, que agrega puntos de seguridad y de criptografía. Su uso garantiza una identificación inequívoca de la persona que lo utilizó. También "selló" el archivo resultante, porque no puede hacer cambios en el texto sin volver a firmar. Y "irrepetible". El significado de este último es que el autor del documento no puede negar estar involucrado en él. Esto es importante en un entorno corporativo (y no solo).
Insertar en un documento
Puede verificar el contenido de su documento EDS si no está vencido y su certificado o propietario no está comprometido. Entonces no hay ningún obstáculo para usar esta herramienta. Las aplicaciones de Office que admiten esta tecnología, que es Word y Excel, verifican la firma insertada para todas estas características. Solo con un resultado positivo pueden verificar el archivo de texto con su ayuda. Dicho control sirve como prueba de la validez del autógrafo, no solo para el autor del documento, sino también para el destinatario. El principio de seguridad mutua e hizo esta tecnología reivindicada.
Antes de insertar una firma digital en Word, asegúrese de que cumpla con todos los requisitos establecidos. Para insertar un área especial para insertar una firma digital, abra el documento en Word, coloque el cursor en el lugar correcto y vaya a la pestaña "Insertar" en la cinta de Configuración. Allí necesita el grupo "Texto", solo habrá un botón de "Cadena de firma" en él. Al hacer clic en él, abrirá un menú desplegable en el que debe seleccionar la "Cadena de firma de Microsoft Office". En el lugar donde se colocó el cursor, se insertará la región. Al mismo tiempo, aparecerá un diálogo de configuración en la pantalla en el que puede ingresar el nombre de una persona si es necesario. Esta persona debe verificar el archivo de texto, el título y la dirección de correo electrónico. Además, si tiene comentarios o instrucciones para el firmante, deben ingresarse en el campo "Instrucciones" en el mismo cuadro de diálogo. En el momento en que haga clic en la línea de título, sus comentarios aparecerán en una ventana emergente. Esto es muy conveniente cuando no desea reducir el formato del documento, escribir texto adicional en él o crear otro archivo o nota con explicaciones. Si necesita que el firmante le deje la respuesta, en el mismo cuadro de diálogo, marque la casilla con el permiso correspondiente. En ese momento, cuando inserte un autógrafo en el documento, Word le dará la oportunidad de escribir el suyo junto a su comentario. De esta manera, Microsoft expande su procesador de texto a archivos de proceso por lotes.
Todo en la misma ventana, puede agregar una fecha, se mostrará en la línea de la firma. Si debería haber varias de estas áreas, entonces será necesario repetir este procedimiento tantas veces como sea necesario, cada vez que complete los campos necesarios, si es necesario.
Ahora venga a este tema del firmante. Para insertar su EDS en el área de firma, abra el documento y haga clic en él con el botón izquierdo del ratón. Este clic resaltará la línea y le dará un campo de entrada de autógrafos. Ahora puede escribir su nombre para insertar una versión impresa del EDS, o especificar en el cuadro de diálogo de selección una imagen autografiada en el disco duro. Tanto el uno como el otro iniciarán el proceso de verificación para la firma especificada, como mencionamos al principio del artículo, y con un resultado positivo, aparecerá un botón de confirmación directamente en la ventana de Word. Al hacer clic en él, se firma el documento. Para los propietarios de tabletas hay otra opción. Usando las ventajas de la pantalla táctil, coloque una firma electrónica, como solían hacerlo, con un golpe de lápiz, solo en este caso será reemplazado por un lápiz. Sin embargo, debe tenerse en cuenta que la pintura en este caso no debe diferir de la que indicó durante el registro, lo que puede ser difícil. La tecnología moderna de autorización de huellas digitales también se está comenzando a usar gradualmente en el mecanismo EDS, pero Word aún no ha recibido la actualización correspondiente.
Firma invisible
Si la tarea de colocar una firma explícita no vale la pena, pero al mismo tiempo desea proteger el documento para que no sea editado por personas no autorizadas, puede volver a colocar un EDS, pero sin agregar un área. En la Palabra existe tal función. La pintura confirmada no será visible en el contenido, pero habrá un icono correspondiente en la barra de estado en la parte inferior de la ventana del documento. Sólo el autor del documento puede hacer cambios en él. Para agregar tal EDS, haga clic en el botón del menú principal en la ventana del documento (con el ícono de Microsoft Office) y seleccione el elemento Preparar, agregue una firma digital y acepte en el cuadro de diálogo.
Conclusión
El uso de tal mecanismo se justifica no solo en un entorno corporativo, sino también entre los usuarios normales que se preocupan por su seguridad. Es por eso que trabajar con él está enmarcado en Microsoft Word lo más conveniente posible para que cualquier persona pueda usarlo.